La directive prévoit trois canaux de signalement.
- Canal interne : Par ce canal, le signalement parvient à une personne spécialement désignée au sein de l’entreprise (le « Whistleblower Officer », soit le gestionnaire de signalement). Cette personne doit être impartiale et avoir un contact direct avec les cadres supérieurs de l’entreprise. Exemples : le responsable de la conformité, le directeur des ressources humaines, un juriste ou un collaborateur chargé de la protection de la vie privée, un directeur financier, un responsable des audits ou un membre du conseil d’administration. Le Whistleblower Officer veille à ce que l’identité du dénonciateur reste confidentielle à tout moment. Il n’est d’ailleurs pas obligatoire de pourvoir ce poste en interne. Le Whistleblower Officer peut également être un prestataire de services externe. Enfin, il n’est pas obligatoire que d’autres partenaires professionnels (indépendants, actionnaires, entrepreneurs, etc.) que les travailleurs aient aussi accès à ce canal interne, bien que ce soit recommandé. Une entreprise tient, en effet, à être au courant de tout problème. La plateforme de signalement que nous fournissons offre ce type de canal interne.
- Canal externe : Il s’agit d’un canal de signalement contrôlé par le gouvernement.
- Divulgation publique : On entend par là le contact avec les médias traditionnels (qui relaient ensuite l’information) ou les forums publics tels que WikiLeaks.
La réglementation part du principe que le signalement interne est privilégié et que le canal externe ou la divulgation publique ne sont des alternatives qu’en cas de besoin. La divulgation publique est spécifiquement assortie de conditions supplémentaires. Un signalement doit ainsi d’abord avoir été effectué via un canal interne ou externe (mais être resté sans suite) ou doit se justifier par des circonstances très spécifiques (par exemple, un danger pour l’intérêt public ou un risque que des personnes du canal externe soient impliquées dans la violation).
Le lanceur d’alerte doit veiller à ne pas communiquer plus d’informations que nécessaire pour mettre la violation ou l’irrégularité en lumière. Une fois le signalement effectué, l’auteur doit recevoir un accusé de réception (dans les 7 jours) et un délai de suivi du signalement (3 mois) prend cours.